Confira estas dicas para ser mais produtivo

O teletrabalho permite flexibilizar horários e localização, mas também exige um elevado nível de organização, autogestão e capacidade de colaboração. No contexto atual em que empresas e trabalhadores se viram confrontados, de um momento para o outro, com a necessidade de adotarem o teletrabalho, a Rádio Renascença listou um conjunto de recomendações e dicas, para quem está a trabalhar a partir de casa. Partilhamos agora consigo… E não desespere.

  • Vista-se para trabalhar

Mesmo em casa, mantenha as rotinas, crie um horário e prepare-se como se fosse para a empresa: tome banho, tome o pequeno-almoço e vista-se de forma confortável, mas preparado para sair ou encontrar colegas de trabalho.

  • Organize um espaço de trabalho

A vantagem é que pode escolher onde prefere trabalhar. Neste caso, devido ao risco de contaminação, tem de ser a partir de casa, mas pode ser na sala, na varanda ou no escritório: deve ser um espaço “agradável, luminoso, silencioso e tranquilo, longe de outros espaços da casa como a cozinha ou zona de refeição”, defende a multinacional de Recursos Humanos Gi Group. Uma zona dedicada, arrumada e organizada, vai ajudar na concentração.

  • Garanta que está conectado

Para trabalhar à distância precisa de ligações à internet rápidas e fidedignas. Com mais funcionários a trabalharem a partir de casa, é possível que aumente o tráfego e a dificuldade de envio. As operadoras já anteciparam eventuais problemas, MEO, NOS e Vodafone estão a oferecer desde o dia 17 10GB de dados aos clientes, particulares e empresariais, por 30 dias. Mas têm de ser subscritos, até ao final de março, no site ou respetiva App.

Se tem uma casa grande e dificuldade em garantir que a internet chega a todas as divisões, pode ser uma boa altura para melhorar o sinal, através de equipamento adequado.

  • Explore novas ferramentas de gestão e comunicação

Hoje já é possível garantir quase toda a agenda de trabalho à distância (dependendo da profissão), com a ajuda das novas tecnologias: reuniões por videoconferência, salas de discussão ou agendas partilhadas.

Skype e Whereby.com – permitem realizar reuniões em videoconferência, com mais de um utilizador – mais um motivo para tirar o pijama!

Asana – organiza projetos e tarefas em equipa, sem correio eletrónico.

Slack – partilha de mensagens instantâneas entre equipas, agiliza a comunicação, também permite videochamada e troca de arquivos.

Teams – ferramenta de comunicação entre equipas da Microsoft, agora com acesso livre, na sequência do coronavírus.

Trello – é um gestor de projetos, permite criar, atribuir e concluir tarefas, trocar informações e planear. Pode ser utilizado a título pessoal ou profissional.

Hangouts Meet – uma aplicação da Google específica para empresas, que permite conversar com até 30 pessoas ao mesmo tempo, e oferece uma integração da agenda de compromissos para sincronizar reuniões programadas.

  • Etiqueta profissional

Prepare as videoconferências. Não basta despir o pijama, tenha atenção à imagem que aparece atrás de si, escolha um local sóbrio e discreto. Não falamos apenas com a voz, cuidado com os gestos, o local e a forma como se senta, tudo passa uma mensagem aos colegas e superiores que estão do outro lado do ecrã. Sirin Kale, no The Observer, chama ainda a atenção para a troca de mensagens entre colegas durante as videoconferências, não só podem ser mal interpretadas, como algumas ferramentas conservam as conversas e permitem que outros tenham acesso.

  • Faça pausas

Tal como no trabalho, pare para beber um café, vá até à varanda, faça um telefonema, fale com alguém em casa. As pausas são fundamentais, para manter a concentração e conter a ansiedade, mas “devem ser programadas”. A empresa de recursos humanos Gi Group recomenda uma paragem de cinco minutos, por cada 55 minutos de trabalho.

  • Mantenha-se contactável

Hoje é cada vez mais difícil para o trabalhador “desligar” fora do horário laboral, a qualquer momento recebe informação e, muitas vezes, solicitações, relacionados com a sua atividade. Em casa, a definição de um horário é ainda mais difícil, porque mesmo quando o trabalho não está dividido por turnos, nem sempre os horários coincidem. Na prática, este desencontro obriga os funcionários a estarem mais vigilantes ao e-mail e outros meios de contacto, assim como manterem-se contactáveis.

  • Arrume a secretária

Manter o contacto não significa retomar sucessivamente o trabalho. Pare! Respeite um horário, feche o computador ou as aplicações, arrume o espaço de trabalho, mude de divisão. Amanhã é outro dia.

  • Crie uma rotina para os miúdos

Não foi só a rotina dos adultos que mudou, também as crianças agora têm o seu dia a dia diferente, estando em casa com os pais, em vez de na escola. Estabeleça com eles os horários – os momentos para estudar, e o tempo para as brincadeiras –, assim terão também a sua rotina. Atribua-lhes tarefas, irão sentir-se parte da equipa e manter-se focados e mais sossegados enquanto trabalha. Já estão fartos dos brinquedos? E que tal propor-lhes pintar massas, fazer colagens ou construções com plasticina? Vão desenvolver a sua criatividade. Outra atividade que podem fazer em conjunto é dedicarem-se a fazer um bolo.

Mas é importante que cada elemento da família tenha o seu espaço, sejam as crianças para estudar e brincar, sejam os pais para trabalhar. Se tiver uma conference call, escolha um espaço mais reservado da casa para poder falar.

  • Mantenha o contacto com a equipa

Gerir as equipas nesta nova realidade de teletrabalho pode ser um desafio. Mantenha as rotinas do escritório, estejam em contacto, esclareçam dúvidas, troquem opiniões sobre os trabalhos em curso. É essencial que se passe uma mensagem de confiança no trabalho que está a ser desenvolvido.