Construir o futuro com as farmácias! Não consigo pensar em melhor forma de começar este texto sem ser com o lema da Adjustt, o nosso propósito e aquilo que nos faz vestir a camisola todos os dias. Com isto em mente, todos os dias queremos fazer mais e melhor em cada farmácia.


O que é construir o futuro com as farmácias?

Para mim construir o futuro é capacitar as farmácias de conhecimento e estratégias para serem mais eficientes, mais inovadoras e para se adaptarem a todas as alterações que o setor possa sofrer. Para tal, temos de agilizar processo, diagnosticar problemas e resolvê-los.

Nem sempre o problema detetado pela farmácia é a verdadeira causa raiz e cabe ao consultor provar isso

Na fase inicial de diagnóstico dos problemas e das ineficiências é bastante interessante cruzar a perceção que cada farmácia tem das suas ineficiências com dados recolhidos. Nem sempre o problema detetado pela farmácia é a verdadeira causa raiz e cabe ao consultor demonstrar isso mesmo. A partir desta fase todas as farmácias passam a representar um projeto único, com desafios próprios e com necessidades específicas. Assim, cada farmácia terá uma abordagem diferente e o meu papel, enquanto consultora, é definir um plano de ação ajustado à realidade de cada farmácia que nos permita atingir os objetivos estabelecidos.

Como consultores queremos ser uma fonte de informação de confiança para cada farmácia

Dada a experiência do serviço de consultoria no setor farmacêutico, as farmácias reconhecem como uma mais-valia o conhecimento do mercado que lhes conseguimos transmitir, implementando assim as melhores práticas e otimizando o seu trabalho. Deste modo, conseguimos de forma célere otimizar os procedimentos e ser uma fonte de informação de confiança de cada farmácia.

Através do serviço de consultoria também garantimos que as farmácias têm a visão de alguém externo à empresa, não temos uma opinião toldada por paradigmas já existentes, conseguindo fazer uma análise imparcial e identificar novas oportunidade, o que por vezes é difícil para a equipa da própria farmácia.

Metodologia Kaizen, um conceito de melhoria contínua para cada farmácia

Com a implementação do serviço de consultoria vem também a implementação da metodologia Kaizen, que pretende introduzir em cada farmácia o conceito de melhoria contínua. Como resultado da implementação da metodologia Kaizen conseguimos reduzir o desperdício decorrente da atividade de cada farmácia, aumentar a rentabilidade e, consequentemente, ter equipas mais disponíveis para oferecer os melhores serviços e aconselhamentos de qualidade a cada utente.

Um pilar essencial da implementação da metodologia Kaizen nas farmácias são as Reuniões Kaizen Diário. Na minha perspetiva a realização das reuniões são autênticos momentos de transformação nas equipas.

Um caso real

Problema identificado

Como exemplo destes momentos, posso partilhar a situação específica de uma farmácia que previamente à minha intervenção, tinha um ambiente bastante conflituoso, com falta de comunicação interna em que as mensagens se perdiam pelo caminho e sem alinhamento da equipa. Tudo isto gerava um descontentamento generalizado em toda a equipa.

Estratégia delineada

Logo desde o início da minha intervenção percebi que este seria o problema prioritário. O primeiro passo foi formar a equipa e o líder e interiorizarem o conceito de melhoria contínua. De seguida, com o apoio da mesma, definimos o Quadro Kaizen Diário, local de passagem de informação e realização de reuniões de equipa, tal como a estrutura de cada reunião. Assim, com o empenho da equipa e do líder passaram a realizar-se reuniões 3 vezes por semana.

Resultado alcançado

No âmbito das visitas de consultoria, assisto às Reuniões Kaizen Diário, de forma a garantir que a estrutura das mesmas se mantém conforme e também porque é um momento importante de envolvimento do serviço de consultoria com a equipa. Ao final de um mês foi bastante gratificante perceber que a equipa estava comprometida com o processo e passaram a solicitar que as reuniões fossem mais frequentes. A própria equipa sentiu a necessidade de reunir com uma frequência diária, uma vez que, lhes permitia ter um maior alinhamento e conhecimento dos objetivos definidos pelo líder.

A palavra chave para o sucesso é: Equipa!

Enquanto consultora, acredito que há sempre um momento indicativo de transformação da equipa: quando assisto a uma Reunião Kaizen Diário e a equipa participa na reunião! A equipa tem sugestões de melhoria para apresentar, coloca post-its no quadro com sugestões, tem ideias de como melhorar algum procedimento da farmácia… Esse é o momento em que sinto que a equipa está envolvida! E foi essa a perceção que tive com esta farmácia.

O impacto do nosso serviço

Hoje em dia, quando visito esta equipa sinto que já não encontro a farmácia onde entrei no primeiro dia do serviço de consultoria. Este é o verdadeiro impacto do nosso serviço, a mudança e a melhoria constante!

By Inês Ribeiro